Bekriger skrivebordet din effektivitet?

Sara, som ofte er at finde på vores kontorhotel på Amager, har skrevet denne fine artikel.

Bekriger skrivebordet din effektivitet? –så se lige  skraldespanden i øjnene!

Kender du det.. Du går ind af kontordøren for at starte en ny arbejdsdag, men idet du får sat dig tilrette, mærker du pludselig en sitrende – måske urolig følelse i kroppen. Skrivebordet roder, email-listen boomer med ulæste mails og telefonen er allerede begyndt at bimle.

I takt med de mange forstyrrelser er koncentrationen næsten forsvundet.. du havde en god idé, inden arbejdsdagen tog tilløb, men nu er den væk.. Du prøvede måske at bevare overblikket og bruge metoder til at få arbejdsopgaverne gjort, men metoderne viste sig måske at gøre dit arbejdsflow endnu dårligere?

Rod på skrivebordet

Vi har vel alle hørt, at rod på skrivebordet kan være med til at stresse os, dræne os for energi og berøve os en masse tid, som vi kunne have brugt på noget, der var langt mere værdifuldt.
Og for mange mennesker opstår rodet nok af manglende overblik, måske endda tid. Undersøgelser har faktisk påvist, at multitaskning reducerer vores effektivitet med helt op til 50%, og at rod på skrivebordet gør arbejdsprocessen markant dårligere, fordi vores hjerner ubevidst registrerer alt rodet på én gang.

Men hvad skal der så til for, at vores skrivebord bliver clean og overblikket større?

Ifølge Trine Kolding der er Danmarks førende ekspert i effektivitet og planlægning, bør kun de mest relevante og aktuelle papirer ligge lige foran os på skrivebordet. Hun anbefaler, at vi lærer at kassere det overflødige – altså bliver bedre til at smide ud, og hun forklarer, at man:

– ”(…)skal være ven med (sin) skraldespand. Vi har en frygtelig tendens til at gemme alt. Enten fordi vi tror, det er noget, vi engang vil læse, eller fordi vi ikke ved, om det er noget vi står og skal bruge en eller anden dag. Her skal vi være meget mere kritiske og ærlige overfor os selv”.

Men hvad gør vi så, når tvivlen omkring, hvilke papirer der skal gemmes, og hvilke der skal kasseres opstår?
Det har Trine Kolding en anden metode til. Hun kalder den ”Forældelseskassen”, og om den nævner hun:

– ”Lav en aftale med dig selv om, at hvis du ikke har brugt de papirer, du lægger i kassen inden for tre måneder, så ryger de ud”.

Større overblik

Det vil altså ifølge Trine Kolding skabe et større overblik, at tage stilling til papirerne løbende og handle på dem i tide – og hvis ikke vi selv kan nå det, så nævner hun, at det vil være fordelagtigt at lade kollegaen gøre arbejdet i stedet. Desuden forklarer hun, at vi med fordel også kan skrive opgaven/erne ned i kalenderen i tilfældet af, at den eller de, først kan løses senere. På den måde kan vi reducere de ’knoklende’ arbejdsdage, og overskuddet vil formegentlig blive større i længden.

På Lederweb.dk kan du læse mere om, hvad du kan gøre for at opnå større resultater i din virksomhed. Her kan du også få 5 specifikke råd til oprydningen på skrivebordet under overskrifterne: 1: Lav et grundlæggende arkivsystem, 2: Lav en hurtig grovsortering, 3: smid ud, 4: tag stilling med det samme, 5: tag stilling med det samme. Se mere under dette link: https://www.lederweb.dk/artikler/krigen-paa-dit-skrivebord/

Hos Voxeværket finder vi glæde i at mærke trivslen blandt vores lejere. Med mange lejere i husene øver også vi os på at bevare overblikket, løse én opgave af gangen og begrænse ´multitaskningen’. Ligeså håber vi, at guiden også kan hjælpe dig og måske dine kollegaers arbejdsproces – måske allerede i dag?